قسم المديريات والإشراف والمتابعة
منذ تشكيله في عام 2014 ….. أعلى نسبة صادر ووارد في عام 2017 وأرشفة أكثر من 30 ألف كتاب
تحقيق / جواد عبد الكاظم ……
تعد دائرة شؤون المديريات واللجان الخاصة من الدوائر المستحدثة بقانون (35) لسنة 2013 ، وهي من الدوائر المهمة وذات العمل المتشعب ، تم تشكيل قسم المديريات والإشراف والمتابعة كوحدة إدارية منذ حزيران 2014 .
يهدف القسم الى تقديم خدماته من خلال وحداته الإدارية ، إذ تقوم شعبة التأييدات وصحة الصدور باستلام المخاطبات الرسمية من جميع دوائر الدولة ورئاساتها الثلاث عبر سلسلة البريد الوارد والإجابة السريعة عن صحة صدور كتب التأييد الصادرة من مديرياتنا في المحافظات كافة ، وكذلك صحة صدور القرارات والمحاضر الصادرة من اللجان الخاصة ، بالإضافة الى الرد على المستعلمين من المراجعين وتذليل الصعوبات التي تواجههم .
وتعمل شعبة المتابعة على ترجمة التعليمات والتوجيهات الصادرة من رئيس المؤسسة ، ومكتب المفتش العام ، ومدير عام دائرة شؤون المديريات واللجان الخاصة ، وتوجيه هذه التعليمات على شكل رسائل رسمية الى المديريات بهدف العمل على تنفيذها بغية تحقيق أعلى مستوى من الأداء لتلك المديريات ؛ خدمة للسجناء السياسيين والمعتقلين ومحتجزي رفحا .
هيكلية القسم وآلية عمله
ان هيكلية قسم المديريات والاشراف والمتابعة تضم : شعبة التأييدات وصحة الصدور ، شعبة الاشراف والمتابعة والتقويم ، وحدة الإدارة ، وحدة الأرشفة ، هذا ما تحدث به مدير القسم السيد علي جاسم راضي مبينا أهداف ومهام الوحدات الادارية في القسم ، موضحا أن عمل شعبة التأييدات وصحة الصدور أنها تقوم بإجابة الوزارات ودوائر الدولة كافة ، واستلام البريد عن طريق قنواته الثلاث : البريد الالكتروني ، بريد الدائرة ، البريد من المعتمدين في المديريات والوزارات ، والإجابة السريعة عن الطلبات من خلال توثيق التأييدات الصادرة من مديرياتنا في المحافظات كافة وجلب القرارات والمحاضر الصادرة من الإرشيف ، أما الكتب الرسمية الواردة والتي تقع في صميم عمل شعبة المتابعة يتم تسليمها للشعبة ، بينما تتولى شعبة المتابعة إجابة المديريات فقط ، حيث تقوم بترجمة التعليمات والتوجيهات الصادرة اليها وارسالها على شكل كتب رسمية الى المديريات ومتابعة تنفيذها ، بينما حققت وحدة الأرشفة إنجاز ما نسبته 100% من أرشفة كتب الوارد والصادر، وتم الإنتهاء من الأرشفة الألكترونية نهاية شهر كانون الأول / 2017 .
صحة الصدور وكشف حالات التزوير
ان شعبة صحة الصدور تقوم بتنظيم العمل من خلال الأرشفة الألكترونية التي استنغرقت أربعة أشهر تم خلالها أرشفة نحو ثلاثين ألف كتاب صادر ووارد مع إدخال جميع البيانات المتعلقة بهذه الكتب ، كما أن من مهمات هذه الشعبة متابعة الأرشفة الألكترونية بالنسبة للمديريات وحساب المنجز لهم ، اضافة الى انجاز كتب صحة الصدور يدويا وألكترونيا من خلال الإرسال الألكتروني عبر الإيميل .
تتمتع الشعبة بالدقة في عملها باعتبارها تتعامل مع جميع وزارات ومؤسسات ودوائر الدولة ، وقد تحمل الكتب الواردة اليها من هذه الجهات معلومات غير دقيقة ,لذا فانها تحرص كل الحرص على التدقيق في كتب صحة الصدور فهي لا تصدرها الا اذا اُرفق معها كتاب تأييد من المديريات التابعة للمؤسسة ، ولا يتم انجازه إلا أن يتم استلام تأييد من المديريات إما ألكترونيا عن طريق البريد الألكتروني التابع لقسم المديريات أو يدويا عن طريق المعتمد وبخلاف ذلك لايتم اعتماد التأييد اذا كان بيد المراجع وهذا هو السبب في تأخير الإجابة على كتب صحة الصدور.
ان الشعبة تعتمد التأييدات الصادرة من المديريات لغرض منع حالات التزوير التي قد يقوم بها بعض المراجعين وقد تم اكتشافها من قبل موظفي قسم المديريات ، وتم إتخاذ اللازم بشأنها وحسب هامش السيد رئيس المؤسسة على المطالعات التي ترفع لمعاليه بخصوص ذلك .
ولغرض انسيابية عمل هذه الشعبة فان القسم قام بمخاطبة المديريات التابعة للمؤسسة في المحافظات كافة من أجل تزويدهم بجميع التأييدات الصادرة منها على قرص CD بالاضافة الى قائمة أكسل موضح فيها : الاسم ، الجهة المرسل اليها ، الرقم ، التأريخ ، وذلك لعمل قاعدة بيانات خاصة .
الاشراف والمتابعة
الموبايل ، التلكرام ، الفايبر، للصادر المهم والعاجل …
لشعبة الاشراف والمتابعة في المؤسسة مسؤولية كبيرة تتعدى جغرافية مكانها فهي تمتد باشرافها ومتابعتها الى محافظات العراق كافة عبر المديريات التابعة لمؤسسة السجناء ، كما تقوم بمخاطبة المديريات لغرض ترجمة التوجيهات والإعمامات والتعليمات والتوصيات الصادرة من مكتب رئيس المؤسسة ومكتب المفتش العام وتُعنى حتى بمتابعة نقل أو ضياع ملف ومخاطبة المديريات المعنية بذلك ، ومخاطبتها بشأن الملفات المنظورة وغير المنظورة وعدد السجناء والمعتقلين والمحتجزين ، ولها أن تخاطب المديرية المعنية اذا كان هناك استثناء تعجيل لمعاملة شخص ما من السيد الوزير بعد أن يقوم مكتب رئيس المؤسسة بمخاطبتنا .
أما الكتب الصادرة المهمة والعاجلة فانه يتم التبليغ بها عن طريق الموبايل من خلال الاتصال المباشر بمدير المديرية ، أو عن طريق الفايبر أو التلكرام ، وعملا بتوجيهات السيد الوزير فان هذه الشعبة قامت بإصدار كتاب إعمام الى جميع مديرياتها بعد استدعاء موظف من كل مديرية يأخذ على عاتقه تحمل مسؤولية إنجاز عمل الأرشفة في مديريته بعد أن وقّع تعهدا بذلك وقد تم إنجاز عمل الأرشفة من قبل أكثر المديريات والقليل منها في طور الإنجاز.
أنشأت شعبة الإشراف والمتابعة قاعدة بيانات لموظفي المديريات كافة وعددها (16) مديرية باستثناء مديرية الموصل حيث تكون مراجعاتهم لمديرية سجناء كركوك بأمر رئيس المؤسسة ، وبعد إكمال هذه البيانات تم تزويد جميع الدوائر في المؤسسة بها وتضم :الاسم الاختصاص ، المواليد الشهادة، العنوان الوظيفي ، تاريخ تاسيس المديرية ، مع أرقام تلفونات مديريها .
شعبة المتابعة حلقة وصل تتعدى حدود المؤسسة
لاتشكل شعبة الاشراف والمتابعة حلقة وصل بين المؤسسة وبين مديرياتها فحسب ، بل تتعدى الى أكثر من ذلك لتشكل حلقة وصل كبيرة فيما بين المؤسسة وبين وزارات ومؤسسات ودوائر الدولة والمديريات كمديرية الجنسية العامة / شؤون الجنسية لطلب معلومات تخص المشمولين بقانون المؤسسة لغرض تسمية السجين او المعتقل لاسيما مَن يدعي منهم انه كان مسفرا الى ايران ؛ ولبيان صحة ادعاء طالب الشمول بقانون المؤسسة رقم 4 لسنة 2006 المعدل ، تخاطب هذه الشعبة مديرية الجنسية العامة /شؤون الجنسية ، بعد تزويدهم بهوية الاحوال المدنية ، شهادة الجنسية ، بطاقة السكن للمدعي مع هوية الاحوال للزوج والوالد والوالدة ، ومخاطبة وزارة التربية لمعرفة السيرة الدراسية لطالبي الشمول بقانون المؤسسة.
كما تقوم الشعبة بمخاطبة الأمن الوطني بشأن نقل الملفات مثلا نقل ملف من الانبار الى الكرخ ، فانه لايكون ذلك الا من خلال ضوابط معينة منها بطاقة السكن ـ أي حسب الرقعة الجغرافية ـ بعد أن يكون مصدقا على اسمه ( سجين ، معتقل ) وبخلاف ذلك لايمكن نقل اي ملف لأي شخص خارج هذه الضوابط.
وحرصا من هذه الشعبة على تقديم خدماتها لهذه الشريحة اينما كانوا ، وإحاطة منها بكل ما يتعلق بامورهم ؛ فانها عملت قاعدة بيانات لجميع السجناء والمعتقلين الذين يعملون في وزارات ومؤسسات الدولة تضم : الاسم الرباعي ، التحصيل الدراسي ، صفة الموظف ، مدة خدمته ، درجته الوظيفية ، العمل الذي يمارسه ، تاريخ الولادة ، رقم الهاتف، الدائرة التي يعمل بها ، لكنّ قاعدة البيانات هذه لم تكتمل الا بعد تسمية جميع السجناء والمعتقلين .
المنجز العام لسنة 2017
شرع القسم في 14/1/2018 برفع منجزه العام الى السيد مدير عام دائرة شؤون المديريات واللجان الخاصة كريم سوادي ، منذ ان تشكل القسم في حزيران /2014 حتى 31/12 / 2017 ، والمتضمن جدول الوارد والصادر الكلي لعام 2017 ، جدول الوارد العام /2017 ، جدول الصادر العام /2017 مع الرسوم البيانية ،إضافة الى رسم بياني يوضح رقمي الوارد والصادرلجميع السنوات ، جدول الوارد والصادر لجميع السنوات ، منجز المديريات لشهر كانون الأول 2017 .
تبيّنَ من خلال الرسم البياني الذي يشير الى رقم الوارد السنوي والصادر السنوي لمدة ثلاث سنوات وسبعة أشهر ان أعلى نسبة صادر كانت عام 2017 وهي (4716) كتابا ، وأعلى نسبة وارد في العام نفسه وهي (5638) كتابا ، وان النسبة المئوية لإنجاز القسم منذ تشكيله حتى نهاية عام 2017 هي : 60% لعام 2014 ، 70% لعام 2015 ، و90% لعام 2016 ، و83% لعام 2017 .
خطة عمل القسم لسنة 2018
بتاريخ 5/11/2017 انتهى قسم المديريات والإشراف والمتابعة من وضع خطة عمله لسنة 2018 والتي تتضمن أهداف ومهام الوحدات الإدارية في القسم وأسماء المديريات ، سنة تأسيسها ، أسماء مديري المديريات ، اضافة الى جدول بأسماء موظفي القسم حسب التحصيل الدراسي وتوضيح عن هيكليته ، ونسب الإنجاز الكلي ( الوارد ، الصادر ) منذ تشكيل القسم في حزيران 2014 ولغاية 1/11/2017 ، كما تضمنت الخطة جدول الزيارات السنوي للمديريات لعام 2018 مثبت فيه بيانات باسماء المديريات وموعد الزيارتين الأولى والثانية ، ومدة الزيارة ووقتها ثم الهدف منها .
ان خطة عمل القسم جاءت بياناتها واضحة من خلال : الفئة المستهدفة ، أهداف الخطة ، وسائل تحقيق الأهداف ، واخيرا الغاية .
ان قسم المديريات وضع نصب عينيه في خطته لعام 2018 تقديم خدماته للمواطنين والسجناء والمعتقلين ومحتجزي رفحا وتسخير الإمكانيات البشرية والمادية لتنفيذ ما نصت عليه قوانين المؤسسة والتي شرعت لغرض نيل الفئات المشمولة حقوقهم كافة .
وفي الختام فان القسم يأمل في التعاون المشترك فيما بينه وبين جميع مديريات المؤسسة في المحافظات كافة من أجل تحسين مهاراتهم في انجاز المهام الموكلة اليهم ، والعمل بشكل مهني يواكب التطور التكنولوجي ؛ للقضاء على (الروتين ) الذي يؤدي الى تأخير الإجابة عن كتب صحة صدور التأييدات لأشهر ، ومما يذكر للقسم انه قضى على هذه الظاهرة ، فلا تتأخر الإجابة ولو يوما واحدا .
Post Views: 4٬529
