قسم إدارة الجودة الشاملة والتطوير المؤسسي: تأسيس حديث وطموحات كبيرة

تقرير: كاظم محمد …

يعد قسم الجودة أحد الأقسام المهمة والحديثة في عمل وزارات ومؤسسات الدولة العراقية ، و يسعى الى تحقيق الجودة الشاملة والتطوير المؤسسي ، وتعرف الجودة الشاملة بأنها تفاعل ( المدخــلات ) وهي الأفراد والأساليب والسياسات والأجهزة في المؤسسة ، لتحقيق جودة عالية في (المخرجات ) التي هي الخدمة التي تقدمها المؤسسة ، وهذا يعني إشراك ومساهمة جميـــــع الموظفين ( إدارة وعاملين ) بصورة فاعلة في العمليات الإنتاجية او الخدمية مع التركيز على التحسين المستمر لجودة المخرجات بهدف تحقيق رضا المستفيد ، وتقليل الهدر ، وإنتاجية اكبر ، بكلفة اقل ، وانسيابية في العمل .

وهذا ما يسعى اليه قسم إدارة الجودة الشاملة والتطوير المؤسسي في مؤسسة السجناء السياسيين حيث بيّن مدير القسم حسين جودة جابر ان قسم الجودة يسعى الى تحقيق أفضل الأداء والارتقاء بالعمل المؤسسي وتطوير برامج تنفيذ الاعمال الرامية الى تصحيح المسار ، وتقليل الأخطاء وتكرار العمل ، والجهد الإضافي ، والعمل على معالجة السلبيات وتعزيز العامل الايجابي وتطويره الامر الذي يجعل مهام العمل تسير وفق خطة محكمة مرسومة ومحددة مسبقاً .

ومن أهم انجازات قسم الجودة إعداد الخطة السنوية للقسم للعام 2021 والتي ثبتنا بموجبها كل النشاطات التي ينوي القسم القيام بها والتي حظيت برعاية وتصديق معالي رئيس المؤسسة .

وقال مدير الجودة : ان قسم إدارة الجودة الشاملة من التشكيلات المستحدثة في هيكلية المؤسسة وجاء بناءً على مقترح الأمانة العامة لمجلس الوزراء لضرورة العمل ، مبينا عدم وجود بدائل أخرى للتخلص من سلبيات العمل الوظيفي من انخفاض جودة العمل، وزيادة الوقت المقرر للعمليات الادارية ، فضلا عن الشكاوى ، والتذمر ، وإلقاء اللوم بين العاملين والإدارة ، وزيادة الاجتماعات بدون فائدة تذكر ، فلأجل التخلص من كل هذه السلبيات وغيرها اُنشيء قسم الجودة الشاملة لجميع مفاصل المؤسسة وبصفة مستمرة من أجل الوصول الى الحالة المثلى في تقديم الخدمة المقدمة لشريحة السجناء والمعتقلين والمحتجزين السياسيين .

وأوضح جودة : إن القسم يتكون من ثلاث شعب هي : ( شعبة أنظمة السلامة المهنية والجودة والبيئة ) و ( شعبة التخطيط الاستراتيجي وإدارة المشاريع ) و ( شعبة إدارة وتقييم الأداء المؤسسي والكفاءة ) ، وقد وزعت مهام وواجبات الشعب والموظفين وفق ما مقرر له ، ليمارس بدوره الشروع في إعداد الكتب والمخاطبات الرسمية لدوائر واقسام المؤسسة كافة من اجل تزويده بالبيانات والمعلومات المطلوبة لإنشاء قاعدة بيانات رصينة يتكئ عليها في عمله ، موضحا ان أول انجازات القسم كانت إعداد مسودة ( دليل إجراءات دائرة شؤون المديريات واللجان الخاصة ) كون هذه الدائرة هي الاشمل والأوسع من حيث ارتباط جميع المديريات واللجان الخاصة بها ، وكذلك المهام الموكَلَة بها من بداية ترويج المستفيد الى التصديق وختاماً بالتقاعد الذي يستلمه المشمول بقانون المؤسسة ، لا فتا في الوقت نفسه لجهود فريق العمل في قسم الجودة في سبيل إعداد هذه المسودة المتكونة من أكثر من 150 صفحة حيث اقتضى هذا الدليل معرفة تفاصيل عمل الدائرة المذكورة ، فضلا عن العمل بالقرب من موظفي المؤسسة لمعرفة جزئيات عملهم ، بالإضافة إلى دراسة سبل اختصار الحلقات الزائدة وتنظيم العمل وفق معايير معينة ، حيث تطلب ذلك تكرار الزيارات واللقاءات والمراجعة المستمرة لمديري الأقسام .

الشعور بالمسؤولية لتحقيق أهداف المؤسسة

من أجل ضرورة رفع دافعية الموظفين لجعل كل موظف يشعر بالمسؤولية ويساهم في تحقيق أهداف المؤسسة وفق معايير الجودة الشاملة.

قال معاون مدير قسم الجودة سالم حلول : لقد أخذنا ذلك بنظر الاعتبار حيث ضمنا الخطة السنوية إقامة ورش ودورات للتعريف بالجودة الشاملة بالتنسيق مع قسم التدريب والتطوير في المؤسسة ، والمركز الوطني للتدريب وتقنية المعلومات في وزارة التخطيط لتمكين الموظفين وحصولهم على قدرات ومهارات إضافية تسهم في تحسين الخدمة المقدمة للمستفيدين من قانون المؤسسة ، مبينا إن جميع مشكلات العمل يمكن ان تحل من خلال التعاون ما بين الموظفين والإدارة ، فإدارة الجودة تتطلب التزام تام من الادارة والموظفين لمراقبة الجودة والمحافظة عليها في المؤسسة ، فضلا عن كون الجودة مسؤولية كل الموظفين ضمن جميع المستويات الادارية ، وسوف تكون هنالك رسائل اطمئنان للموظفين بأن قسم الجودة الشاملة وظيفته الأساسية هي التقويم ، وليس المحاسبة كما توهم البعض .

وأوضح حلول بعض تفاصيل الخطة للعام 2021 التي تشمل إعداد مسودة دليل الاجراءات للدائرة القانونية ودليل إجراءات لبعض أقسام مكتب رئيس المؤسسة ، وقد تم تشكيل فريق عمل لإجراء الاتصالات والمقابلات وتبادل المعلومات مع الدائرة القانونية والأقسام اعلاه .

مضيفاً ان الخطة السنوية للقسم تتضمن أيضا تجديد الوصف الوظيفي لموظفي المؤسسة كافة كونه لم يحدث منذ أكثر من عشر سنوات بالتنسيق مع قسم الموارد البشرية في الدائرة الادارية والمالية بالاعتماد على منشور الوصف الوظيفي المعتمد من وزارة المالية .

وحول رضا المستفيد ( شريحة السجناء والمعتقلين والمحتجزين السياسيين وذويهم ) من الخدمات التي تقدمها المؤسسة وضرورة معرفة حاجاتهم ، بيّنَ حلول ان مركز الاهتمام في الادارة الحديثة هو الإنسان المستفيد من الخدمة ( الزبون ) فليس الأهم كمية ما نعمل ، بل الكيفية التي نقابل بها متطلبات المستفيدين ، فتلبية حاجات المستفيد تحدد نجاح المؤسسة .

وقد عمد القسم الى إعداد إستبانة ( رضا المستفيد ) وسوف توزع على المراجعين والمشمولين بقانون المؤسسة ، وبعد جمعها نقوم بعملية التحليل وتعد كتقارير لمعرفة حاجاتهم ورغباتهم وآرائهم بالخدمة التي تقدمها المؤسسة لهم بمختلف تشكيلاتها .