تقرير : عادل عبطان – ثائر عبد الخالق
إن تحقيق الأهداف لأي مشروع يجب أن توضع ضمن قياسات دقيقة ومدروسة ومدة زمنية لكي يكون هناك نجاح وإنجاز ، وكل عمل هو عبارة عن مشروع يتحقق من خلال ( اشخاص) تربطهم أهداف واحدة وغاية اساسية ولابد ان تكون هناك معايير أو نسب علمية أو مستويات لكيفية استغلال الموارد والامكانيات المتاحة باقصى كفاءة ممكنة واستخدامها بأفضل ما يكون ، عند ذاك تكون خياراتنا واقعية وتقديراتنا رصينة ، ولا ننسى الدور الرقابي الأيجابي لمعاينة مستوى التقدم من خلال اقتراح الاجراءات والسبل الممكنة لتلافي الأخطاء التي قد تحصل من خلال اكتشاف نقاط الضعف والتقصير في الأداء… ومن هذا المنطلق والفهم لواقع العمل المؤسساتي وانسجاما مع طموحات مؤسسة السجناء السياسيين بتحقيق الأفضل وتماشيا مع الزيارات التفقدية للسيد رئيس المؤسسة الدكتور حسين خليل السلطاني لواقع المديرية ولقائه السادة المسؤولين اصحاب القرار كالسيد المحافظ ومجلس المحافظة الموقر والتي أثمرت عن استحصال المؤسسة لقرار من مجلس محافظة بابل بتخصيص أرض مساحتها (55) دونما في ناحية القاسم تقسم وتوزع قطع اراض سكنية للمشمولين بقانون المؤسسة في المحافظة ، ومن خلال توجيهات رئيس المؤسسة المستمرة للنهوض بالواقع الإداري والفني للمفاصل الإدارية كافة والعمل ضمن الخطط والبرامج المعدة لهذا الغرض ، فضلا عن التأهيل الحاصل للكوادر الوظيفية من خلال الدورات في الإدارة والحاسوب والندوات، كانت مديرية سجناء بابل سبّاقة في التطور الكمي والنوعي في هذا المجال ، وإكمال نواقص أكثر من (800) معاملة عن طريق الاتصال المباشر بأصحاب الشأن .
وقال مدير مديرية سجناء بابل المهندس رواء فاضل مطلك, إن مجموع الملفات الداخلة في قاعدة البيانات منذ سنة 2007 ولغاية 2017 هي أكثر من (10900) ملفا تم النظر في أغلبها بين قبول وابطال ورد طلب ، فيما أنجز في سنة 2017 أكثر من (3) ثلاثة الاف ملف من أصل أربعة الاف ولم يتبق لدى المديرية سوى (1207) ملفا من متراكم سنوات 2013 لغاية 2016 ستنجز قريبا خلال هذا العام وحاليا لايوجد ملف غير منجز داخل المديرية،.
مبينا إن عدد السجناء والمعتقلين المصدق عليهم (4803) سجينا ومعتقلا منهم (906) سجينا و(3859) معتقلا من ضمنهم (697) من محتجزي رفحاء ، لافتا إلى إن (صادر) المديرية من الكتب الرسمية منذ سنة 2007 ولغاية 2017 تجاوز الـ (50) الف كتابا منها (7) الاف كتاب صادر لسنة 2017 ، حيث تجاوز وارد المديرية من الكتب الرسمية للسنوات نفسها الـ (39) الف كتابا ، فيها أكثر من (5) الاف كتاب لسنة 2017 ، مما يؤيد إن نسبة إنجاز المديرية لسنة 2017 تجاوز 400% عن الأعوام السابقة، مضيفا إن المديرية تجد نفسها في العمل وتحقيق طموح السجناء السياسيين وأسرهم ، ومن ناحية عملنا الأداري نستطيع القول إن المديرية نفذت جميع التوصيات المعمول بها ، إلا بعض الإجابات لكن هذا التأخير حاصل من دوائر خارج المؤسسة كالمساءلة والعدالة أو جهة أخرى .
وأشار المهندس رواء أنه تم إعداد كراس لغرض توضيح تفاصيل آلية العمل والمهام والإنجازات ، وذلك بناء على توجيهات السيد رئيس المؤسسة الدكتور حسين خليل السلطاني ، القاضية بضرورة العمل والنهوض بالواقع الإداري والفني للمفاصل الإدارية في المؤسسة بأطر حديثة بما يتماشى مع القوانين والضوابط.
مشيرا إلى إن الخطوة الأولى في مهام عملنا تبدأ من وحدة الأستعلامات ، التي تستقبل المراجعين فيها حيث يتم تسجيل المعلومات في سجلات مخصصة لذلك ، وبعد ذلك يزود المراجع بنموذج مطبوع كل حسب طلبه، وتتم في وحدة الإستعلامات الإجابة عن الاستفسارات وفق قواعد البيانات المحدثة بشكل دوري من خلال تفعيل برنامج حكومة المواطن الالكتروني مع مقر المؤسسة، فضلا عن الاحتفاظ بنسخ الكترونية لجميع البيانات .
موضحا إن هذه المهام تبدأ من مدير المديرية إلى الموظفين كافة ، فمهام المدير عديدة وواجبه المتابعة لكل تفاصيل العمل وسد أي شاغر يحصل فالمدير في مفهومي العملي هو : متابع ومبلغ ومتكفل وبيده إحالة المهام وتوجيه العمل ، أنا هكذا أرى العمل ونحن نعمل بمفهوم الجماعة .
وبين مدير مديرية سجناء بابل إن عمل الادارة هو تصنيف الكتب الواردة وترقيمها وارشفتها الكترونيا ثم طباعة الكتاب وحسب الاختصاص بعد ذلك يتم اصدار الكتاب وأرشفته الكترونيا ضمن قاعدة بيانات معدة لهذا الغرض ، بالإضافة إلى توثيق كل ما يخص الموظفين من الكتب الرسمية والأوامر الإدارية والإجازات وغيرها ورقيا والكترونيا، وكذلك توثيق كتب التأييد الكترونيا ومتابعة اجابات صحة الصدور وتوثيق الوجبات الصادرة عن اللجان الخاصة ومتابعة التظلم المقدم من اصحاب رد الطلب ومتابعة جميع المخاطبات التي تحتاج إلى متابعة واعداد قاعدة البيانات المركزية ومتابعة احتياجات المديرية وإعداد المنجز الشهري مع مرفق للمخطط الاحصائي الكلي والتفصيلي وحسب البرنامج الالكتروني والاحتفاظ بنسخ الكترونية كاحتياط للبيانات .
منوها إلى وجود وحدة تقوم بمهام عمل شعبة في أرشفة الكتب الواردة والصادرة والتأييدات ومتابعة البريد الالكتروني وسحب وتأييد الأستمارة الالكترونية وارشفة الأضابير المنجزة ومتابعة قواعد البيانات والأجهزة الالكترونية وكذلك الاحتفاظ بنسخ احتياط من قواعد البيانات .
وأكد إن العمل يسير ضمن آلية وخطط وبرامج معدة لهذا الغرض، فهناك ترتيب وتنسيق الملفات حسب سنة التقديم وعلى الحروف الأبجدية بعد اكمال ملفات المتقدمين بشكل أصولي وإتمام ومتابعة وتوثيق جميع المخاطبات الخاصة بالملف وإعداد قاعدة بيانات للتي هي قيد الإنجاز وتتضمن المعلومات والمخاطبات المرسلة والواردة والمنجز منها ثم إرسال الملفات المنجزة مع قرص مدمج بعد أرشفتها الكترونيا إلى اللجنة الخاصة وطبع الكتب الخاصة بالمخاطبات وكتب إرسال الملفات المنجزة إلى اللجنة ورفع المنجز الشهري، وهذا يعني عدم وجود أي مشكلة أو عائق في عملنا .
مؤكدا إن المديرية عندها ممثل قانوني يتابع المرافعات التي تحصل بالمحاكم والتي تخص المديرية ، وهناك وحدة ( شعبة ) قانونية تقوم بالتصديق على الكفالة الخاصة بمعاملة الترويج وإعداد قاعدة بيانات لجميع القوانين والتعليمات والضوابط الخاصة بالمؤسسة بشكل عام والمديرية بشكل خاص، والأرشفة الالكترونية مع قاعدة بيانات لجميع الوثائق (كفالات، وكالات ، صحة صدور ، كتب تأييد وغيرها) وتقديم بيان الرأي والمطالعات ذات الصلة وطبع الكتب الرسمية الخاصة بالشعبة القانونية ورفع المنجز الشهري والاحتفاظ بنسخ الكترونية احتياط للبيانات .
وأضاف المهندس رواء إن للحسابات مهام متعددة وهي : إدراج كل حركة نقدية خطيا والكترونيا وفق قاعدة بيانات معدة لهذا الغرض واستلام الرسوم وتسديدها وتوزيع الرواتب واستلام السلفة المستديمة والسلف المؤقتة وتسويتها ومتابعة الرصيد في المصرف ومطابقته شهريا وإرساله لمقر المؤسسة والاحتفاظ بنسخة في المديرية وكذلك تثبيتها في الحاسبة ومتابعة السجلات الرسمية وطبع الكتب الرسمية الخاصة بالحسابات،كما أن للمديرية مهاما عديدة ؛فنحن نقوم بتوثيق جميع بيانات الوجبات الصادرة من اللجان الخاصة وترويج معاملات التقاعد وتوثيق بيانات التقاعد الكترونيا وأرشفتها وتصنيف وحفظ الوثائق وطبع الكتب الخاصة بإرسال وجبات التقاعد مع قاعدة بيانات مركزية فيها كل منجز وعمل المديرية وفي الوقت نفسه لدينا في الوحدات الإدارية والحسابات وكل مرفق في المديرية قاعدة بيانات للملفات والكتب الواردة والصادرة والتأييدات والقانونية والحسابات والتقاعد والموجودات والآليات والمخططات الأحصائية والمركز التدريبي . ـ نعم ، لدينا قاعدة بيانات مركزية فيها كل منجز وعمل المديرية وفي الوقت نفسه لدينا في الوحدات الإدارية والحسابات وكل مرفق في المديرية قاعدة بيانات للملفات والكتب الواردة والصادرة والتأييدات والقانونية والحسابات والتقاعد والموجودات والآليات والمخططات الأحصائية والمركز التدريبي المخصص لإقامة الدورات التدريبية والتطويرية لتمكين الكادر الوظيفي وإقامة الاحتفالات والمؤتمرات المجهز بوسائل الإيضاحات كافة.
فيما أكد على إن هناك فارق كبير في عملنا وخاصة بعد أنتقال المديرية إلى هذه البناية الجديدة والتي تتوفر فيها المستلزمات كافة ، حيث تم استحداث وحدة استعلامات وتجهيزها بشاشة الكترونية لعرض الاعلانات وتوفير خط وجهاز هاتف لعمل هذه الوحدة ، وتم نصب كاميرات للمراقبة والمتابعة لسير العمل وتجهيز المديرية بالاجهزة والاثاث اللازم ، وكذلك استحداث مركز تدريبي مع قاعة مناسبات مجهزة بمسرح ووسائل ايضاح، وقد تم توفير اجهزة الحاسوب والطابعات للوحدات الادارية ، وتوفير بدالة داخلية لاسلكية ذات (30) خطا مع ملحقاتها، وكذلك الاتصال باكثر من (800) صاحب طلب لاكمال نواقص معاملاتهم ، واقامة أربع دورات لتأهيل موظفي المديرية واللجنة الخاصة في بابل والمعينين الجدد لمحافظات الوسط، وكذلك تم الحصول على قرار من مجلس محافظة بابل بتخصيص أرض مساحتها (55 ) دونما توزع كأراض سكنية للمشمولين بقانون المؤسسة ، ولدينا مخطط احصائي يؤشر المنجز العام ، وتم اصدار بطاقة الكي كارد الخاصة بالرواتب لموظفي المديرية كافة.
الخاتمة
من خلال متابعة عمل المديريات إعلاميا ، تشهد مؤسسة السجناء السياسيين ومنذ تسنم الدكتور حسين خليل السلطاني مهام عمله رئيسا للمؤسسة حدثت تطورات ملموسة في جميع مفاصل ودوائر المؤسسة كما ونوعا ، وهذا جاء نتيجة العمل المشترك والجهد الجماعي المنظم والزيارات والمؤتمرات .
استطاعت المؤسسة ان تضع يدها على نقاط الخلل والضعف ، وتجاوز السلبيات بما يقابلها من ايجابيات لتحقيق تقدم في العمل مع قيام المؤسسة بتوفير جميع المتطلبات التي تساعد على تطور العمل .
