الادارة الإلكترونية .. قصة نجاح تودع الورق

تقرير / ثائر عبد الخالق …

اعتمدت مؤسسة السجناء السياسيين مبدأ الشفافية في العمل لدوائرها ومديرياتها ولجانها، فانتهجت كمؤسسة حكومية أسلوبا لتقييم أعمالها سنويا ومدى نسبة الإنجاز المتحققة ، كون عملها يتماس مباشرة مع الحقوق والاستحقاقات المالية والمعنوية للمشمولين بقانون المؤسسة ، متخذة من النزاهة وأداء الواجب ورفض المحسوبية والوساطة شعارا لها … هذا ما أكدته المؤسسة من خلال عرض منجزاتها وأعمالها على موقعها الرسمي، لافتة في الوقت نفسه إلى تصريحات رئيس المؤسسة الدكتور حسين خليل السلطاني خلال الاجتماعات والمؤتمرات، فضلا عن اللقاءات التي عرضت على القنوات الفضائية التي تحدث فيها عن جميع مفاصل عمل المؤسسة.

فمنذ بداية العام 2022 وبناء على توجيهات الدكتور حسين السلطاني بادر قسم تكنولوجيا المعلومات التواصل مع دائرة مركز البيانات الوطني في الامانة العامة لمجلس الوزراء التي كانت قد انشئت حديثا وقتها.

وقال مدير القسم نمير حمد كزار قيامهم بعدد من الزيارات الميدانية لهذه الدائرة الفتية نتج عنه فتح آفاق تعاون وثيق . حيث تم اطلاعهم على طبيعة عمل المؤسسة وحاجتها الى تطوير العمل الالكتروني من خلال تحويل الخدمات التي تقدمها الى خدمات الكترونية ترفع على منصة أور الالكترونية التابعة لهم، وقد أثمر هذا التعاون العديد من المشاريع المهمة أولها صحة الصدور الالكترونية (المشروع الوطني لإدارة الوثائق المؤمنة الحكومية) وقد كانت مؤسستنا هي الرائدة في اطلاق هذه الخدمة، حيث تم تفعيلها في الشهر السادس من العام الماضي، وتم الاستغناء من خلالها عن صحه الصدور التي تُطلب للتاييدات المعطات للمشمولين بقانون المؤسسة والتي كانت تستغرق كل عملية من شهر الى شهرين تقريبا وقد نهجت جميع وزارات الدولة هذا المضمار أثر تلمّس اثارها الايجابية وبعد تأكيد الامانة العامة لمجلس الوزراء على اعتمادها ، لافتا إلى الاستمارة الالكترونية الخاصة بسيرة السجين وهي استمارة تم رفعها على منصة اور الالكترونيه تتيح لجميع السجناء والمعتقلين السياسيين كتابه نبذة عن سيرهم الذاتية وما عانوه من اضطهاد ابان الحكم العفلقي الجائر ، وقد تم تفعيلها نهايه السنة الماضية.

وإشار نمير إلى توجيهات معالي رئيس المؤسسة بضرورة تحويل الاستعلامات المركزية في مقر المؤسسة الى استعلامات الكترونية وربطها مع قسم شؤون المواطنين ، حيث تم إعداد هيكل تنظيمي جديد لهذا القسم ذو طابع تقني يأخذ على عاتقه الاضطلاع بهذا الدور، وفعلا تم تصميم استمارات الكترونية تستوعب جميع مفاصل عمل هذا القسم وهي كالتالي :

أ‌. خدمة “استفساراتي” الالكترونية : وهي خدمة مقترحة من دائرة مركز البيانات الوطني وكانت مؤسستنا رائدة في اطلاقها قبل جميع مؤسسات الدولة ، حيث تم تفعيلها بداية العام الحالي وهي خدمة تجيب على استفسارات المواطنين بعد إدخال رقم الهاتف والبيانات الشخصية وتفاصيل السؤال المطروح من خلال الجهات ذات العلاقة وبواسطة قسم شؤون المواطنين حيث يتم تحويل الاستفسارات اليهم حسب الاختصاص و يكون الشخص المستفسر على إطلاع آني بإجابة الجهة المختصة عن طريق الرسائل النصية المجانية التي تصل اليه .

ب‌. خدمه الطلبات الالكترونية : وهي خدمة غير مسبوقة تم إستحداثها من قبل القسم تختص بطلبات المواطنين المختلفة مثل ( المنحة التعويضية، الترويج، طلب مفاتحة الوزارات، هيئة الطعن ،التظلمات و الشكاوى، دراسات عليا ،مقابلة..وغيرها) وهي كسابقتها يتم الولوج اليها من خلال منصة أور الالكترونية وتتم متابعة طلبات المواطنين خطوة بخطوة حسب الجهات ذات العلاقة من خلال الرسائل النصية المجانية التي ترد الى صاحب الطلب وصولا الى اتمام طلبه.

وبين مدير قسم تكنلوجيا المعلومات عن الخدمات التي سوف يتم العمل بها قريبا من ضمنها الاستمارة الالكترونية لترويج تقاعد المشمولين وهي خدمة ستنطلق قريبا بعد أن إستحصلنا الموافقات الرسمية من قبل هيئة التقاعد الوطنية حيث يتم ترويج طلب الحصول على الراتب التقاعدي من قبل الشخص المشمول بقانون المؤسسة ، ويمر الطلب بمراحل متعددة إبتداءً من مديرية السجناء المعنية وصولاً لشعب قسم التقاعد في المؤسسة وإنتهاءً بالكادر التقني في هيئة التقاعد ليصار بعدها الى تنظيم عملية شموله بالراتب التقاعدي الكترونياً ، فضلا عن استمارة الرعاية الصحية وهي خدمة جديده ستنطلق هذه الايام بالتنسيق مع قسم الشؤون الصحية في مؤسستنا يتم رفع الطلبات الخاصة بالرعاية الصحية من المواطنين الكترونيا عن طريقها عند المديريات المعنية، و يتم معالجة الطلب في مراحل متعددة وصولا الى استحصال موافقة معالي رئيس المؤسسة على الصرف ويتم تنزيل مستحقات اصحاب هذه الطلبات عن طريق رقم الحساب المصرفي (IBAN) للشخص المستفيد وهي خطوه لا سابق لها في جميع مؤسسات الدولة بهذه الكيفية كما نعتقد وستؤدي الى نقله نوعية في طريقه التعاطي مع استحقاقات المشمولين بقانون المؤسسة.

وأضاف هناك الهويه الرقمية للمشمولين وهي خدمة الكترونية رائدة ستطلقها المؤسسة بالتنسيق مع دائرة مركز البيانات الوطني وسيتم اصدار هذه الهوية للمشمولين بقانون المؤسسة بالإضافة مع بطاقة الهوية التعريفية الورقية او حتى بدونها وستتيح لهؤلاء المشمولين مراجعة جميع مؤسسات الدولة والتعريف بانتسابهم اليها كمشمولين بقانون المؤسسة الكترونياً بدون الحاجة الى تأييد من المديريات الخاصة بهم ، وتتم هذه العملية بدعم من الامانة العامة لمجلس الوزراء/ دائرة مركز البيانات الوطني التي ستتبنى هذا الموضوع ، ومن مميزاتها انها هوية رقمية تحمل باركود يتم تحديث بيانات اصحابها بطريقه (ON LINE) وهي بهذا اللحاظ لن تحتاج الى تاريخ نفاد لأنها ستكون محدّثة أولا بأول حسب المستجدات التي تطرأ على حاملها في قاعدة البيانات المركزية للمؤسسه ، بالإضافة إلى الاستمارة الالكترونية الخاصة بالتظلمات وهي استمارة تم تصميمها لتتلائم مع طبيعة عمل هيئة الطعن يقدم الشخص المتظلم من خلالها وترفع عن طريق اللجنة مصدرة القرار الى هذه الهيئة ويمكن متابعة الاجراءات التي تطرأ على معاملة التظلم اولا باول حتى في داخل اروقة الهيئة عن طريق الرسائل النصية المجانية وصولا الى حسم الملف نهائيا.

ومما تجدر الإشارة إليه وضع مؤسسة السجناء السياسيين خطة مستقبلية واعية لعملها على الأصعدة كافة ، فقد وجهت خلال مراحل عملها بحسم جميع الملفات المتراكمة لمقدمي الطلبات ، فضلا عن وضع قاعدة بيانات شاملة ومتكاملة للمشمولين بقانون المؤسسة والذين تجاوز عددهم (100) ألف بين سجين ومعتقل ومحتجز ، ولكون مؤسسة السجناء السياسيين من مؤسسات العدالة الإنتقالية التي تأسست بعد 2003 حيث ألزمت الدولة الجديدة الوزارات والمؤسسات بالعمل على اسس المفاهيم والبرامج الحديثة في إدارة عملها ووضع هيكلية عامة تستحدث فيها الدوائر والإدارات والإقسام التي تكون على تماس مع المواطن, وكان من ضمن هذه الإستحداثات قسم شؤون المواطنين الذي يرتبط ارتباطا مباشرا باصحاب القرار، حيث يساهم هذا القسم في إيصال طلبات المواطنين مباشرة إلى اصحاب الشأن ، كون هذا العمل يساعد كثيرا في استيعاب طلب المواطن وإبعاده عن التشهير في وسائل الإعلام.

لذلك بدأ قسم شؤون المواطنين في مؤسسة السجناء السياسيين عمله بما يتناسب ووضعه الفتي الجديد من خلال الكوادر المخلصة المتفانية التي سعت في تطوير عملها الإداري والفني من أجل تقليل العبء على المواطن وعدم تكلفته مشقة السفر ماديا وصحيا ، وذلك من خلال فتح منافذ الكترونية للتنسيق مع الأمانة العامة لمجلس الوزراء والجهات ذات العلاقة، حيث بدأ العمل الإلكتروني منذ سنة 2013 وتطور في سنة 2014 من العمل بنافذة حكومة المواطن الإلكترونية والتي تعنى بطلبات المواطنين وسهولة تدويرها مع جميع الوزارات وحسب الأختصاص ، وأثر ذلك تم استحداث شعبة الكترونية معنية بهذا المجال تسمى شعبة المواطن الإلكترونية, وهي مستمرة في عملها بالتنسيق مع المركز الوطني في الإمانة العامة لمجلس الوزراء تزامنا مع إطلاق منصة أور الإلكترونية.

وقال مدير قسم شؤون المواطنين محمد علي محمد : تَعد مؤسستنا السباقة في استخدام منصة أور الإلكترونية، فضلا عن فتح نافذتي استفساراتي وطلباتي الإلكترونية وبأشراف مباشر من معالي رئيس المؤسسة ، ولإنجاح هذه المنصة تم إعادة هيكلية القسم بشكل متطور عما كان عليه سابقا حيث تم رفد القسم بإدارة متخصصة وموظفين أكفاء في العمل الإلكتروني من خلال استلام جميع الطلبات الكترونيا بدون المراجعة الحضورية للمؤسسة.

واوضح محمد علي قيام المؤسسة وعن طريق موظفين ميسرين (مساعدين) لمن لا لايجيد العمل الإلكتروني من المراجعين ، حيث تم ربط المديريات والدوائر في المؤسسة كافة ضمن منصة أور الإلكترونية مما يساعد على تذليل العقبات واختصار الوقت لعملية الإنجاز والتي تشمل ( الشكاوى ـ العلاج ــ التعويضات ــ الدراسات ــ الطعن ــ التظلم ــ الخ ) من خلال تدويرها الكترونيا والإبتعاد عن التعامل الورقي بشكل نهائي ، لافتا إلى توجيه معالي رئيس المؤسسة الدكتور حسين السلطاني بضرورة إقامة الإجتماعات الدورية وورش العمل للمديريات كافة مع مقر المؤسسة للإستماع الى المعوقات التي تواجه عمل المؤسسة ، مبينا قيام قسم شؤون المواطنين بورش عمل لجميع العاملين على البرنامج الإلكتروني من موظفي المؤسسة ‘ فضلا عن مشاركة المؤسسة في مؤتمرات حكومة المواطن الإلكترونية ومؤتمرات الحوكمة الألكترونية التي اقامها مجلس الوزراء ووزارة العلوم والتكنولوجيا.

واكد محمد علي ان قسم شؤون المواطنين سعى بكادره الى تطوير العمل الإلكتروني ، حيث استقبل (317) معاملة ترويج و(19) طلب علاج و (28) طلب مقابلة و(11) أستثناء في هيئة الطعن و(25) تظلما و(285) معاملة تعويضات و (76) كتاب مفاتحة للوزارات و(8) طلب دراسات عليا ’ وتستقبل شعبة الأستعلامات يوميا أكثر من (150) مراجعا تمت معالجة طلباتهم عن طريق موظفين يمثلون دوائر المؤسسة في شعبة الاستعلامات حيث تنحصر مهمتهم في استقبال المراجعين والإجابة الفورية على استفساراتهم.

وفي السياق نفسه أوضح مسؤول شعبة الحوكمة الإلكترونية أيوب فخري : إن قسم شؤون المواطنين وبشعبه كافَة عد من الأوئل ضمن تقييمات الأمانة العامة لمجلس الوزراء لجميع أقسام الوزرات ، وذلك كونه من السباقين في أستخدام منصة أور الإلكترونية ضمن منصتي طلباتي واستفساراتي ، حيث بلغ عدد الطلبات المقدمة 1519 طلبا من قبل المديريات وتم الإجابة عليها جميعا خلال مدة لم تتجاوز (45) يوما وتراوحت بين (812) طلبا قدم عن طريق منصة طلباتي و(707) طلبات عن طريق منصة استفساراتي.

وفي الختام فان خطة رئاسة المؤسسة تتلخص بتحويل جميع الخدمات التي تقدمها الى خدمات الكترونية تنطلق تباعا بتوفيق من الله تعالى .